Zo verhoog je kwaliteit van vergaderen
Mensen met wie ik heb samengewerkt, weten het: ik houd ervan om vergaderingen te beoordelen met een rapportcijfer. Of beter gezegd: te laten beoordelen. Waarom dat werkt, leg ik je graag uit.
Laten we eerlijk zijn: vergaderen is voor velen niet de grootste hobby. Het is dus belangrijk dat ze zo prettig mogelijk verlopen. Als je de vergadering laat beoordelen met een cijfer, heb je een perfect aanknopingspunt voor verbetering. En die verbetering – die ligt bij de beoordelaar. Wat kan hij of zij zélf bijdragen om het cijfer op te krikken? Deze tactiek heet de bewegingsmonitor en komt voort uit mijn leertraject bij veranderspecialist thebrownpapercompany.
Ik zette deze tactiek bijvoorbeeld in als voorzitter van de G1000 in Uden, een gemêleerd gezelschap van inwoners die meedenken over de toekomst van hun gemeente. Toen sommige deelnemers na de eerste vergadering tweeën en drieën uitdeelden, ging ik met hen in gesprek. Waarom zo’n laag cijfer? En hoe zouden ze wél energie krijgen van een vergadering? De belangrijkste conclusie was dat ze het gevoel hadden dat anderen niet (goed) naar hun verhaal luisterden. Daarin moest ik ze gedeeltelijk gelijk geven.
Ze waren namelijk helemaal niet gewend om kort en krachtig te formuleren. In hun werksituatie voerden ze vooral taken uit, en nu werden ze ineens uitgedaagd om mee te denken. Daardoor werd hun betoog nodeloos lang, ook al was hun functionele bijdrage aan de G1000-doelen hartstikke relevant. Ik heb hen gevraagd om, vanuit hun specifieke expertise, vooral te vertellen wát ze voorstellen, en de rest achterwege te laten. Dat hielp hen om een helder punt te maken.
Het volgende rapportcijfer was een zes. Een krappe voldoende, maar relatief gezien een wereld van verschil. En na enkele maanden waardeerden alle deelnemers de vergadering gemiddeld met een 9. In plaats van een verplicht nummer kregen we ineens energie van onze vergaderingen. Ook was duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is én hadden de betrokkenen het vertrouwen dat eenieder deed wat nodig was om het project te laten slagen.
Een hoogleraar vertelde me ooit dat een rapportcijfer van 8,2 een interessant omslagpunt betekent. Deelnemers die een 8,2 of hoger geven, zijn namelijk ambassadeurs geworden. Zo kan het gebeuren dat ze op een zaterdagavond met vrienden spontaan vertellen over hun goede vergaderervaring. Meer kun je als vergadervoorzitter toch niet wensen?